subiektywnie o e-biznesie

Dokumenty Google – oto 10 powodów, dlaczego musisz ich używać

Dokumenty Google – oto 10 powodów, dlaczego musisz ich używać

Wiem, to przesada. Przecież nie musisz używać Dokumentów Google, by normalnie żyć. Jasne, że tak. Jeśli jednak z Google Docs praca i Twoja codzienność będzie bardziej zoptymalizowana, szybsza, wygodniejsza, po prostu lepsza, to chyba warto ich spróbować, zgodzisz się? Dziś postaram się zachęcić Cię do wypróbowania oprogramowania, które oferuje wielkie Google. Najpewniej zakochasz się, jeśli jeszcze ich nie znasz. Zapraszam Cię do lektury. 

Prowadząc dowolny e-biznes lub po prostu promując się w Internecie, albo nawet pracując w „zwykłej firmie” (lub będąc jej właścicielem), mnóstwo czasu spędzasz przed komputerem. Używasz także wielu programów. Jednym z podstawowych jest edytor tekstu, którym w wielu firmach i domach jest produkt Microsoftu, czyli MS Office, z Wordem na czele. Pewnie czasami używasz także arkusza kalkulacyjnego, a myśląc program do obliczeń – mówisz: Excel. No dobrze, ale czy jesteś skazany na produkt Microsoftu? Nie, jest wiele alternatyw, bardzo często darmowych. Okazuje się, że w wielu zastosowaniach optymalne będą tytułowe Dokumenty Google, czyli zestaw programów, powiedzmy, biurowych. Poniżej przedstawiam 10 powodów, dlaczego powinieneś przynajmniej chwilkę ich poużywać (a później nie będziesz mógł bez nich żyć).

#1: Są dostępne online

Wygoda jest po prostu nieprzeciętna: odpalam przeglądarkę i mam od razu dostęp do swojego dysku z dokumentami: plikami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami. Nie muszę nic dodatkowo instalować – wystarczy przeglądarka internetowa. Polecam używać Google Chrome z dosc’ami (osobiście na co dzień używam Chrome, ale też niekiedy Firefoksa). 

Kiedyś dostępność Dosc’ów online niektórzy wymieniali jako wadę. Teraz stało się już to nieaktualne. Dlaczego? Z dwóch powodów:

  1. Dziś dostęp do Netu w zasadzie w dowolnym miejscu (lokalizacji) jest już standardem, a brak – rzadkością. 
  2. Jakby co, możesz używać Google Docs także offline – jeśli tak lubisz lub masz problemy z dostępem do Internetu. 

Olbrzymim plusem i wygodą jest to, że możesz odpalać te same dokumenty na komputerze stacjonarnym czy laptopie, chwilkę potem na tablecie, a później na smartfonie. Przykład: mam listę „todo” w postaci dokumentu Google. Na telefonie zrobiłem sobie skrót do tego pliku. Gdy jestem poza domem i firmą, a chcę sprawdzić ToDo lub wpadnie mi do głowy jakiś pomysł, klikam ikonę i chwilę później piszę, lub przeglądam plik. 

#2: Są połączone w ekosystem narzędzi Google – używasz jednego konta

Uwielbiam tę wygodę. Mam jedno konto i wszystko działa w jego obrębie (jeśli jakimś przypadkiem nie masz jeszcze konta Google, założysz je tutaj). Używam autologowania, a przy okazji LastPass‚a (opowiem Ci o nim innym razem). Zatem nic więcej nie robię: odpalam komputer (mając w miarę wydajny komputer i dysk SSD, odpalenie Windows trwa od kilku do kilkunastu sekund), włączam przeglądarkę i mam dokumenty pod ręką. Od razu. Wydajność pracy niesamowita. Mało tego: używając Gmail‚a jako skrzynki pocztowej, mam dostęp do mojego przenośnego biura w każdym miejscu i z każdego urządzenia. Dodając do tego synchronizację ustawień przeglądarki między komputerami, zawsze mam te same zakładki pod ręką, przeglądarka wygląda tak samo. A wszystkie dokumenty i pliki znajdują się w chmurze, na serwerach Wielkiego G, w Google Drive. Nie wyobrażam sobie pracy i funkcjonowania codziennego w inny sposób

#3: Są kompletnym pakietem biurowym 

Najczęściej używamy dokumentów tekstowych. Jednak gdy przyjdzie do obliczeń, potrzebujemy arkusza kalkulacyjnego. Przyznajmy: najczęściej nie są to skomplikowane algorytmy obliczeniowe – raczej proste tabele, w których wprowadzamy dane i kalkulujemy wyniki za pomocą prostych formuł. Czasem użyjemy funkcji logicznych, czasem formatowania warunkowego – rzadko coś więcej. Te i inne możliwości dają nam Arkusze Google. A jeśli chcesz przygotować prezentację, tworzysz nowy plik w Prezentacjach. Wszystko dostępne jednym kliknięciem

#4: Na bieżąco zapisują Twoją pracę

Nie musisz pamiętać o zapisywaniu co chwilę owoców swojej pracy. Aktywny dokument co chwilę się zapisuje. Samoczynnie. Zapomnij o sytuacjach, gdy traciłeś cenny czas, bo zapomniałeś zapisać zmian w pliku, a np. program się zawiesił, albo brakło prądu (swoją drogą: polecam Ci używać zasilacza awaryjnego, czyli UPS). Ważne: gdy stracisz dostęp do Internetu, zmiany będą się zapisywały offline. A gdy tylko Internet wróci – zapiszą się online. 

#5: Oferują udostępnianie i pracę grupową

To chyba największe zalety Dokumentów Google – przynajmniej dla mnie. Odkąd zacząłem ich używać, na nowo zdefiniowały pracę w mojej firmie. Tworzysz dokument i od razu możesz go udostępnić innym osobom. Ustalasz, czy dana osoba może tylko przeglądać zawartość pliku, czy także go edytować. Wyobraź sobie wygodę i szybkość pracy w firmie na takich dokumentach. Ale to dopiero początek. Otóż te same pliki w jednym czasie może edytować wiele osób! Każdy z nich widzi, że ktoś poza nim ma aktualnie dostęp do pliku. I widzi w czasie rzeczywistym zmiany, które ten ktoś nanosi. Na początku robi to niesamowite wrażenie. Po jakimś czasie zaczynasz traktować to jako standard. Tak ma po prostu być. Tak wygląda wygodna praca

#6: Mają historię edycji

Czasami zdarza się, że chcesz wrócić do którejś z poprzednich wersji pliku. W Dosc’ach masz raj: historia jest bardzo rozbudowana, a do tego widzisz jak na dłoni, kto i kiedy pracował na pliku. Być może od razu przyszło Ci do głowy dodatkowe kontrolowanie pracowników dzięki temu. Cóż, racja, może się i do tego przydać. 

#7: Mają dodatki i rozszerzenia

Co ważne, bazowe aplikacje możesz uzupełnić o bezpłatne i płatne dodatki. Dostępne ich ich całe mnóstwo: od zaawansowanych spisów treści w dokumentach tekstowych, po arkusze do prowadzenia budżetu domowego w Arkuszach. Na początku pewnie nie będziesz ich potrzebował. Ale uwierz mi: przyjdzie czas, gdy do nich zajrzysz i najpewniej znajdziesz taki, który akurat będzie Ci potrzebny. 

#8: Oferują ankiety, formularze i szablony

Z pewnością zdarzy się sytuacja, gdy będziesz chciał przeprowadzić ankietę (np. wśród pracowników lub Klientów), albo przygotować formularz na jakieś potrzeby. Zrobisz to bardzo łatwo w Dokumentach Google. Jeśli będziesz potrzebował bardziej zaawansowanego narzędzia, pewnie skorzystasz z jakichś darmowych lub płatnych aplikacji. Jednak do podstawowych zastosowań, w zupełności wystarczą Formularze Google. 

Masz także do dyspozycji pokaźną bazę gotowych szablonów. Sprawdź je koniecznie. 

#9: Są kompatybilne

Możesz zarówno importować pliki w różnych formatach (m.in. .docx), a także eksportować (choćby do formatu pików Microsoftu, czy .pdf). Nie musisz się zatem martwić, że coś nie zadziała czy się rozleci. 

#10: Są darmowe

I to będzie oczywiście kluczowy argument dla wielu osób: Dokumenty Google są w pełni darmowe. Do tego na Dysku Google masz 15 GB miejsca do dyspozycji. Jeśli potrzebujesz więcej, zapłacisz za to – sam płacę 9 zł miesięcznie za 100 GB na jednym z kont, bo po prostu 15 GB mi nie wystarcza; a na innym koncie płacę 46,99 zł miesięcznie za 2 TB – używam tego konta do back’upu dysku sieciowego. 

Na dzień dzisiejszy absolutnie nie wyobrażam sobie bez Google Docs codziennej pracy, choć prywatnie także codziennie z nich korzystam. Uważam, że dla większości osób mogą zastąpić pakiet MS Office, a do tego są online i mają inne zalety, których część wyżej wypisałem.

Polub i udostępnij ten artykuł, jeśli uważasz go za ciekawy i wartościowy. Niech Twoi znajomi też mają szansę go przeczytać. I być może także pokochają Dokumenty Google.

Paweł Krzyworączka i Dokumenty Google

7 komentarzy

  1. Też często korzystam zwłaszcza 1 cecha dostępność onlione jest nie do przecenienia.

    Odpisz
    • @Radek,
      Pamiętam czasy, gdy „onlajnowość” narzędzi, gier i programów była ich… wadą. To były czasy wolnego i rwanego internetu. Obecnie coraz częściej korzystamy z oprogramowania online i staje się to całkiem naturalne. Trend ten będzie się szybko pogłębiał (co oczywiście niesie wiele zagrożeń, ale o tym może innym razem). Co ważne – wspomniałem o tym w artykule – gdy korzystamy z Dokumentów Google i nastąpi zerwanie połączenia z siecią, nie stracimy naszej pracy. Po prostu gdy internet wróci, nasza praca zapisze się online.

      Odpisz
  2. Korzystałem z Dokumentów Google ładne parę lat temu. Niestety ten serwis jest mało ergonomiczny, nie optymalizuje czasu pracy i nie pozwala na estetyczne stylizowanie wyglądu dokumentów. Po dość długim okresie testowania podjąłem decyzję o zakupie pakietu Microsoft Office.

    Odpisz
  3. Jedyne, czego mi brakuje w Dokumentach Google, to makra. Tak poza tym również uważam, że to świetne darmowe narzędzie do pracy.

    Odpisz
  4. Obecnie postęp dzieje się tak szybko, że czasem nie można nadążyć. Pamiętam pierwszy edytor tekstu na komputerze 286: TAG, potem była rewolucja: MS Word a teraz są Google Docs.
    (Ciekawostka: pamiętam, jak około 2010 roku ktoś wychwalał Apple’a i jego niepowtarzalny „ekosystem”. Teraz Google ma swój. 😉 )
    Sam używam dokumentów Google m. in. do relacjonowania Klientom postępu z prac, wielką zaletą tego rozwiązania jest to, że raporty te są cały czas aktualizowane i Klient na bieżąco widzi (pod tym samym linkiem), dynamiczny progres w jego projekcie. Jeden z Klientów, po otrzymaniu takiego dokumentu online, napisał mi ostatnio (cytuję):

    „Cały czas mnie pozytywnie zaskakujecie – teraz ten plik tekstowy z rozliczeniem 🙂 super.”

    Pozdrawiam.

    PS1. Z Twojego arta dowiedziałem się paru nowych rzeczy o Doc’ach, np. o dodatkowych szablonach lub możliwości eksportu do formatów pdf czy doxc.
    PS2. Chyba nowa formuła na Twoim blogu, czyż nie? Interaktywna, z filmami. 🙂

    Odpisz
    • @Włodko,
      Tak, praca z Klientami na dosc’ach jest świetna. W ogóle praca grupowa jest chyba największą zaletą Google Docs. Jest to tak wygodne, praktyczne i oszczędzające czas, że jak ktoś zacznie używać, to nie ma raczej opcji, żeby zrezygnował. No chyba, że znajdzie inne narzędzie (o podobnej funkcjonalności), które po prostu bardziej będzie mu odpowiadało.

      Odpisz

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Uwaga: zasady rozsądnego komentowania.
1. Daruj sobie komentarze typu "Dobry wpis", "Gratulacje! link.pl" itp.
2. Komentuj tak, jakbyś chciał, aby u Ciebie komentowano.
3. Podawaj w formularzu Twój prawdziwy adres e-mail (jest bezpieczny!)
4. Link do Twojej strony WWW (w podpisie) pokaże się dopiero wtedy, gdy napiszesz 5-ty komentarz na ebiznesy.pl. Pamiętaj jednak, aby zawsze podawać ten sam adres mailowy (komentarze zliczane są właśnie po mailu).

Błędy domenowe
Domenowe grzechy: 4, U, 2, e i inne

Do spłodzenia tego artykułu natknęła mnie reklama, którą spotkałem podczas niedzielnej przejażdżki rowerowej. Na owym billboardzie była podana domena. Jaka? Niestety już zapomniałem. A zapomniałem dlatego, że niczym się nie wyróżniała, nie wpadała w pamięć, nie była wyjątkowa. Ale nie o tym chciałem - dziś zajmiemy się czymś innym. Otóż owa domena miała w sobie […]

Zamknij