subiektywnie o e-biznesie

Dokumenty Google – oto 10 powodów, dlaczego musisz ich używać

Dokumenty Google – oto 10 powodów, dlaczego musisz ich używać

Wiem, to przesada. Przecież nie musisz używać Dokumentów Google, by normalnie żyć. Jasne, że tak. Jeśli jednak z Google Docs praca i Twoja codzienność będzie bardziej zoptymalizowana, szybsza, wygodniejsza, po prostu lepsza, to chyba warto ich spróbować, zgodzisz się? Dziś postaram się zachęcić Cię do wypróbowania oprogramowania, które oferuje wielkie Google. Najpewniej zakochasz się, jeśli jeszcze ich nie znasz. Zapraszam Cię do lektury. 

Prowadząc dowolny e-biznes lub po prostu promując się w Internecie, albo nawet pracując w „zwykłej firmie” (lub będąc jej właścicielem), mnóstwo czasu spędzasz przed komputerem. Używasz także wielu programów. Jednym z podstawowych jest edytor tekstu, którym w wielu firmach i domach jest produkt Microsoftu, czyli MS Office, z Wordem na czele. Pewnie czasami używasz także arkusza kalkulacyjnego, a myśląc program do obliczeń – mówisz: Excel. No dobrze, ale czy jesteś skazany na produkt Microsoftu? Nie, jest wiele alternatyw, bardzo często darmowych. Okazuje się, że w wielu zastosowaniach optymalne będą tytułowe Dokumenty Google, czyli zestaw programów, powiedzmy, biurowych. Poniżej przedstawiam 10 powodów, dlaczego powinieneś przynajmniej chwilkę ich poużywać (a później nie będziesz mógł bez nich żyć).

#1: Są dostępne online

Wygoda jest po prostu nieprzeciętna: odpalam przeglądarkę i mam od razu dostęp do swojego dysku z dokumentami: plikami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami. Nie muszę nic dodatkowo instalować – wystarczy przeglądarka internetowa. Polecam używać Google Chrome z dosc’ami (osobiście na co dzień używam Chrome, ale też niekiedy Firefoksa). 

Kiedyś dostępność Dosc’ów online niektórzy wymieniali jako wadę. Teraz stało się już to nieaktualne. Dlaczego? Z dwóch powodów:

  1. Dziś dostęp do Netu w zasadzie w dowolnym miejscu (lokalizacji) jest już standardem, a brak – rzadkością. 
  2. Jakby co, możesz używać Google Docs także offline – jeśli tak lubisz lub masz problemy z dostępem do Internetu. 

Olbrzymim plusem i wygodą jest to, że możesz odpalać te same dokumenty na komputerze stacjonarnym czy laptopie, chwilkę potem na tablecie, a później na smartfonie. Przykład: mam listę „todo” w postaci dokumentu Google. Na telefonie zrobiłem sobie skrót do tego pliku. Gdy jestem poza domem i firmą, a chcę sprawdzić ToDo lub wpadnie mi do głowy jakiś pomysł, klikam ikonę i chwilę później piszę, lub przeglądam plik. 

#2: Są połączone w ekosystem narzędzi Google – używasz jednego konta

Uwielbiam tę wygodę. Mam jedno konto i wszystko działa w jego obrębie (jeśli jakimś przypadkiem nie masz jeszcze konta Google, założysz je tutaj). Używam autologowania, a przy okazji LastPass’a (opowiem Ci o nim innym razem). Zatem nic więcej nie robię: odpalam komputer (mając w miarę wydajny komputer i dysk SSD, odpalenie Windows trwa od kilku do kilkunastu sekund), włączam przeglądarkę i mam dokumenty pod ręką. Od razu. Wydajność pracy niesamowita. Mało tego: używając Gmail’a jako skrzynki pocztowej, mam dostęp do mojego przenośnego biura w każdym miejscu i z każdego urządzenia. Dodając do tego synchronizację ustawień przeglądarki między komputerami, zawsze mam te same zakładki pod ręką, przeglądarka wygląda tak samo. A wszystkie dokumenty i pliki znajdują się w chmurze, na serwerach Wielkiego G, w Google Drive. Nie wyobrażam sobie pracy i funkcjonowania codziennego w inny sposób

#3: Są kompletnym pakietem biurowym 

Najczęściej używamy dokumentów tekstowych. Jednak gdy przyjdzie do obliczeń, potrzebujemy arkusza kalkulacyjnego. Przyznajmy: najczęściej nie są to skomplikowane algorytmy obliczeniowe – raczej proste tabele, w których wprowadzamy dane i kalkulujemy wyniki za pomocą prostych formuł. Czasem użyjemy funkcji logicznych, czasem formatowania warunkowego – rzadko coś więcej. Te i inne możliwości dają nam Arkusze Google. A jeśli chcesz przygotować prezentację, tworzysz nowy plik w Prezentacjach. Wszystko dostępne jednym kliknięciem

#4: Na bieżąco zapisują Twoją pracę

Nie musisz pamiętać o zapisywaniu co chwilę owoców swojej pracy. Aktywny dokument co chwilę się zapisuje. Samoczynnie. Zapomnij o sytuacjach, gdy traciłeś cenny czas, bo zapomniałeś zapisać zmian w pliku, a np. program się zawiesił, albo brakło prądu (swoją drogą: polecam Ci używać zasilacza awaryjnego, czyli UPS). Ważne: gdy stracisz dostęp do Internetu, zmiany będą się zapisywały offline. A gdy tylko Internet wróci – zapiszą się online. 

#5: Oferują udostępnianie i pracę grupową

To chyba największe zalety Dokumentów Google – przynajmniej dla mnie. Odkąd zacząłem ich używać, na nowo zdefiniowały pracę w mojej firmie. Tworzysz dokument i od razu możesz go udostępnić innym osobom. Ustalasz, czy dana osoba może tylko przeglądać zawartość pliku, czy także go edytować. Wyobraź sobie wygodę i szybkość pracy w firmie na takich dokumentach. Ale to dopiero początek. Otóż te same pliki w jednym czasie może edytować wiele osób! Każdy z nich widzi, że ktoś poza nim ma aktualnie dostęp do pliku. I widzi w czasie rzeczywistym zmiany, które ten ktoś nanosi. Na początku robi to niesamowite wrażenie. Po jakimś czasie zaczynasz traktować to jako standard. Tak ma po prostu być. Tak wygląda wygodna praca

#6: Mają historię edycji

Czasami zdarza się, że chcesz wrócić do którejś z poprzednich wersji pliku. W Dosc’ach masz raj: historia jest bardzo rozbudowana, a do tego widzisz jak na dłoni, kto i kiedy pracował na pliku. Być może od razu przyszło Ci do głowy dodatkowe kontrolowanie pracowników dzięki temu. Cóż, racja, może się i do tego przydać. 

#7: Mają dodatki i rozszerzenia

Co ważne, bazowe aplikacje możesz uzupełnić o bezpłatne i płatne dodatki. Dostępne ich ich całe mnóstwo: od zaawansowanych spisów treści w dokumentach tekstowych, po arkusze do prowadzenia budżetu domowego w Arkuszach. Na początku pewnie nie będziesz ich potrzebował. Ale uwierz mi: przyjdzie czas, gdy do nich zajrzysz i najpewniej znajdziesz taki, który akurat będzie Ci potrzebny. 

#8: Oferują ankiety, formularze i szablony

Z pewnością zdarzy się sytuacja, gdy będziesz chciał przeprowadzić ankietę (np. wśród pracowników lub Klientów), albo przygotować formularz na jakieś potrzeby. Zrobisz to bardzo łatwo w Dokumentach Google. Jeśli będziesz potrzebował bardziej zaawansowanego narzędzia, pewnie skorzystasz z jakichś darmowych lub płatnych aplikacji. Jednak do podstawowych zastosowań, w zupełności wystarczą Formularze Google. 

Masz także do dyspozycji pokaźną bazę gotowych szablonów. Sprawdź je koniecznie. 

#9: Są kompatybilne

Możesz zarówno importować pliki w różnych formatach (m.in. .docx), a także eksportować (choćby do formatu pików Microsoftu, czy .pdf). Nie musisz się zatem martwić, że coś nie zadziała czy się rozleci. 

#10: Są darmowe

I to będzie oczywiście kluczowy argument dla wielu osób: Dokumenty Google są w pełni darmowe. Do tego na Dysku Google masz 15 GB miejsca do dyspozycji. Jeśli potrzebujesz więcej, zapłacisz za to – sam płacę 9 zł miesięcznie za 100 GB na jednym z kont, bo po prostu 15 GB mi nie wystarcza; a na innym koncie płacę 46,99 zł miesięcznie za 2 TB – używam tego konta do back’upu dysku sieciowego. 

Na dzień dzisiejszy absolutnie nie wyobrażam sobie bez Google Docs codziennej pracy, choć prywatnie także codziennie z nich korzystam. Uważam, że dla większości osób mogą zastąpić pakiet MS Office, a do tego są online i mają inne zalety, których część wyżej wypisałem.

Polub i udostępnij ten artykuł, jeśli uważasz go za ciekawy i wartościowy. Niech Twoi znajomi też mają szansę go przeczytać. I być może także pokochają Dokumenty Google.

Paweł Krzyworączka i Dokumenty Google

33 komentarze

  1. Zgodzę się, że są wygodne sama ich używam w codziennej pracy. Pomagają nam w pracy i są wygodne w użyciu, mam wszystko w jednym miejscu. Więc zgadzam się z autorem artykułu. Kalendarzu zapisujemy wszystkie ważne daty i plan 🙂

    Odpisz
  2. Zgadzam się ze wszystkim co tutaj opisałeś. Sam korzystam naprzemiennie z dokumentów Google i pakietu Office 🙂 W momencie pracy nad wordem używam dokumentów Googla fajna sprawa, wszystko się automatycznie zapisuje, jest historia etc. Ale niestety Arkusze Google są troche słabe, tutaj zdecydowanie wygrywa Excel z łatwością tworzenia tabel, filtrowaniem, edytowaniem. Choć ostatecznie często wybór dyktuje cena a tutaj Google pozamiatał 🙂

    Odpisz
  3. U mnie w pracy nikt nie wyobraża sobie nie korzystać z dokumentów Google. Są one świetne przede wszystkim ze względu na łatwość ich udostępniania, oraz możliwość komentowania tekstu (firma copywriterska :))

    Odpisz
  4. Dokumenty z Google to zdecydowanie wspaniały wynalazek! Nie wyobrażam sobie sytuacji, że mogłoby ich zabraknąć. Bardzo się do nich przyzwyczaiłem. Możliwość pracy w zespole zdecydowanie najlepsza opcja 😉

    Odpisz
  5. Nie wyobrażam sobie dzisiaj pracy bez arkuszy od Google, ale jeśli ktoś zauważa że jego firma (mam na myśli sklep) zaczyna się rozwijać i sprzedawać coraz więcej nowych produktów jak najszybciej zainwestować w porządny program do stanów magazynowych. Mówię to na przykładzie mojego znajomego, który przez ilość nowego towaru nie jest w stanie przenieść się z Google do programu 🙂

    Odpisz
    • @Cezary,
      Myślę, że to sprawa indywidualna. Każdy ma inne potrzeby. Np. ja mam dość specyficzne i nie wyobrażam sobie korzystania z gotowego programu magazynowego. Wiele rzeczy by mi oczywiście ułatwił, ale wielu by nie miał. Rozwiązaniem byłby oczywiście soft uszyty na miarę, ale to z kolei: czas na opracowanie, koszty na stworzenie, wdrożenie, a potem na rozwój i utrzymanie (a na to z kolei jestem za mały). Dlatego mam magazyn w docs’ach, ale dynamicznie synchronizowany ze sklepami, Baselinkerem i aukcjami Allegro. I spełnia swoje zadanie.

      Odpisz
  6. Arkusze od Google to jedno z najczęściej wykorzystywanych przeze mnie narzędzi w pracy. Najbardziej pasuje mi to, że możemy pracować w kilka osób na różnych komputerach.

    Odpisz
    • @Prawnik,
      Tak, praca w kilkuosobowym zespole na jednym dokumencie to super sprawa. A pomyśleć, że po dziś dzień wiele firm pracuje w systemie przesyłania sobie plików w załączeniu maili, potem edycja, zapisanie, znowu wysłanie…

      Odpisz
  7. Dokumenty Google to podstawa w codziennej pracy wielu firm. Bardzo dobry artykuł – wyjaśnia wszystkie zalety tych rozwiązań 🙂

    Odpisz
    • @Franczyza,
      Zgadzam się, że to podstawa dla wielu firm. Jednak wciąż zbyt mało osób korzysta z zalet pracy na dokumentach on-line. Szczególnie urzędnicy…

      Odpisz
  8. Twój post jest dla mnie bardzo ciekawy. Paweł Kepa mi pokazał, jak można fajnie używać prezentacji do robienia ilustracji na bloga i od tego czasu coraz częściej zaglądam do moich dokumentów.
    Czekam na rozwinięcie tematu pt LastPass.
    Dziękuję za sporą dawkę dobrej wiedzy.

    Odpisz
    • @Kasia,
      LastPass powiadasz. Używam od dawna. Racja, nadaje się na wpis na bloga. Zapisuję pomysł i wrócę do niego.

      Odpisz
  9. Dla mnie korzystanie z dokumentów Google jest bardzo wygodne, wcześniej nie miałem okazji korzystać ale obecnie jest bardzo wygodne, do tego rozwijane i stworzone pod użytkownika. Moim zdaniem jest to super wygoda i wszystkie dokumenty w jednym miejscu.

    Odpisz
    • @Afterweb,
      W ogóle praca i rozrywka online jest wygodna. Weźmy zdjęcia z wakacji. Chcesz je udostępnić rodzinie i znajomym. Ale nie chcesz ich publicznie pokazywać. Możesz np. utworzyć katalog na Dysku Google i udostępnić go wybranym osobom (tzn. wybranym kontom Google). Świetna sprawa. Albo pracujesz z kimś nad czymś (np. z architektem nad projektem domu) i w jednym katalogu trzymacie różne rodzaje plików: filmy, zdjęcia, rysunki, arkusze obliczeniowe itd.

      Odpisz
  10. Po długim okresie pracy „na swoim” w końcu trafiłem na etat do korpo i nie mogę wyjść z wrażenia jakiego kopa dostały programy biurowe, księgowe itp. Wszystko teraz w chmurze, pospinane jedno z drugim. Naprawdę ciężko jest już znaleźć funkcję, których by wyspecjalizowane, nowoczesne programy nie miały. Tylko czasem ciężko dojść jak ich sprawnie używać 😉

    Odpisz
    • @Krzych,
      Zgadza się. Użyteczność i funkcjonalność aplikacji internetowych to temat rzeka. Cały czas jest olbrzymie pole do popisu, jeśli chodzi o poprawę ich działania, intuicyjności, łatwości obsługi. Ideałem jest sytuacja, gdy ktoś kompletnie nieobeznany z danym programem odpala go i od razu intuicyjnie wie, co ma robić.

      Odpisz
  11. Pewnie, że warto znać i korzystać z tej niesamowicie wygodnej funkcji! Dzięki temu tylko po zalogowaniu się na swoje konto mamy dostęp do swoich dokumentów i możemy je w dowolnej chwili i w dowolnym miejscu wydrukować, czy udostępnić. Jedyną wadą jest niestety w darmowej wersji ograniczona pojemność pamięci dysku. To normalne, że z czasem i prowadząc firmę zaczyna przybywać papierów, segregatorów itd. Aby to wszystko jakoś pomieścić i zorganizować zapraszamy do naszej hurtowni bo wszelkie niezbędne akcesoria biurowe.

    Odpisz
    • @SoloKolos,
      Ciężko uznać za wadę 15 GB powierzchni za darmo. Dla większości zastosowań będzie aż nadto. Jeśli natomiast ktoś używa Google w sposób, powiedzmy, zaawansowany biznesowo, 9 zł miesięcznie za 100 GB powierzchni to śmieszna cena.

      Odpisz
  12. Dokumenty Google’a wyparły już niegdyś tak popularny Microsoft Office. Używam dokumentów Google zarówno w pracy, jak i do celów prywatnych. Nie zamierzam się przerzucać ponownie na Office. Dokumenty są po prostu wygodniejsze i co chyba najważniejsze, mam do nich ciągły dostęp, przez to, że wszystko jest w chmurze.

    Odpisz
    • @Mido,
      Też nie wyobrażam sobie już pracy i codzienności bez docs’ów. Używam ich codziennie, bez wyjątku. No chyba, że danego dnia w ogóle nie odpalam kompa.
      Czy wyparły MS Office? Nie do końca – dalej mnóstwo osób używa softu Microsoftu. Ale niegdysiejszy monopol się skończył, to fakt.

      Odpisz
  13. Używam prywatnie i służbowo od lat. Te narzędzia upraszczają pracę wszystkim w bardzo znacznym stopniu. Polecam!

    Odpisz
  14. Zgadzam się w 100% – dokumenty google to chyba jeden z najlepszych wynalazków obecnego internetu! Największe plusy to zdecydowanie brak kosztów oraz możliwość pracy online z każdego miejsca na ziemi. Dawniej pamiętam, że trzeba było nosić ze sobą pendrive i pamiętać o przegraniu dokumentów, aby zabrać je ze sobą. Dziś na szczęście te czasy się zmieniły. W dodatku możliwość w zespole na jednym dokumencie to coś co znacznie ułatwia pracę w wielu firmach.

    Odpisz
  15. Od zawsze miałam styczność z pakietem office i sceptycznie bym podeszła do dokumentów google, jednak przyzwyczajenie odgrywa dużą rolę w życiu codziennym, jedynym plusem do mnie jest darmowy i kto wie może przez to właśnie na tym będę działać 🙂

    Odpisz
  16. Tak zgadzam się. Ja czasem współpracuję z Apple-owcami i nie wszyscy nie wiedząc czemu „nie chcą korzystać” z Google Drive. No ale jeśli fan nadgryzionego jabłka uznaje, że Thunderbird jest oprogramowaniem pirackim, to …. Do rzeczy: Ja gdybym organizował teraz dużą firmę handlowo – usługową działającą w rozproszeniu – sieć handlowców, to tylko w infrastrukturze Google Docs z domeną i majlem zaparkowaną na Guglu 😉 Gooogle ostatnio chce przykładać wagę do szyfrowania. I dobrze…. Fajnie, jak rozwinie tą funkcjonalność przy udostępnianiu dokumentów z poziomu Drive. Chyba, że to jest a ja o tym nie wiem… pozdr.

    Odpisz
  17. Też często korzystam zwłaszcza 1 cecha dostępność onlione jest nie do przecenienia.

    Odpisz
    • @Radek,
      Pamiętam czasy, gdy „onlajnowość” narzędzi, gier i programów była ich… wadą. To były czasy wolnego i rwanego internetu. Obecnie coraz częściej korzystamy z oprogramowania online i staje się to całkiem naturalne. Trend ten będzie się szybko pogłębiał (co oczywiście niesie wiele zagrożeń, ale o tym może innym razem). Co ważne – wspomniałem o tym w artykule – gdy korzystamy z Dokumentów Google i nastąpi zerwanie połączenia z siecią, nie stracimy naszej pracy. Po prostu gdy internet wróci, nasza praca zapisze się online.

      Odpisz
  18. Korzystałem z Dokumentów Google ładne parę lat temu. Niestety ten serwis jest mało ergonomiczny, nie optymalizuje czasu pracy i nie pozwala na estetyczne stylizowanie wyglądu dokumentów. Po dość długim okresie testowania podjąłem decyzję o zakupie pakietu Microsoft Office.

    Odpisz
  19. Jedyne, czego mi brakuje w Dokumentach Google, to makra. Tak poza tym również uważam, że to świetne darmowe narzędzie do pracy.

    Odpisz
    • @Marcin,
      Makra jako takie są. Pewnie miałeś na myśli, że nijak się mają do Excela. Zgadzam się. Osobiście dość często korzystam z Excela, by przyspieszyć pracę, zrobić coś nietypowego, by ominąć jakieś ograniczenia guglowego Calc’a. Jednak do zdecydowanej większości zastosowań wystarcza Calc (Google Sheets).

      Odpisz
  20. Obecnie postęp dzieje się tak szybko, że czasem nie można nadążyć. Pamiętam pierwszy edytor tekstu na komputerze 286: TAG, potem była rewolucja: MS Word a teraz są Google Docs.
    (Ciekawostka: pamiętam, jak około 2010 roku ktoś wychwalał Apple’a i jego niepowtarzalny „ekosystem”. Teraz Google ma swój. 😉 )
    Sam używam dokumentów Google m. in. do relacjonowania Klientom postępu z prac, wielką zaletą tego rozwiązania jest to, że raporty te są cały czas aktualizowane i Klient na bieżąco widzi (pod tym samym linkiem), dynamiczny progres w jego projekcie. Jeden z Klientów, po otrzymaniu takiego dokumentu online, napisał mi ostatnio (cytuję):

    „Cały czas mnie pozytywnie zaskakujecie – teraz ten plik tekstowy z rozliczeniem 🙂 super.”

    Pozdrawiam.

    PS1. Z Twojego arta dowiedziałem się paru nowych rzeczy o Doc’ach, np. o dodatkowych szablonach lub możliwości eksportu do formatów pdf czy doxc.
    PS2. Chyba nowa formuła na Twoim blogu, czyż nie? Interaktywna, z filmami. 🙂

    Odpisz
    • @Włodko,
      Tak, praca z Klientami na dosc’ach jest świetna. W ogóle praca grupowa jest chyba największą zaletą Google Docs. Jest to tak wygodne, praktyczne i oszczędzające czas, że jak ktoś zacznie używać, to nie ma raczej opcji, żeby zrezygnował. No chyba, że znajdzie inne narzędzie (o podobnej funkcjonalności), które po prostu bardziej będzie mu odpowiadało.

      Odpisz
      • Excel w wersji multiplayer:) Głównie korzystam właśnie z Calca do raportów i zestawień, w domenie i G suite. Poza delikatnym lękiem przed inwigilacją nie widzę zbyt dużych minusów jeśli chodzi o codzienną pracę.

        Odpisz

Skomentuj Ania Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Uwaga: zasady rozsądnego komentowania.
1. Daruj sobie komentarze typu "Dobry wpis", "Gratulacje! link.pl" itp.
2. Komentuj tak, jakbyś chciał, aby u Ciebie komentowano.
3. Podawaj w formularzu Twój prawdziwy adres e-mail (jest bezpieczny!)
4. Link do Twojej strony WWW (w podpisie) pokaże się dopiero wtedy, gdy napiszesz 5-ty komentarz na ebiznesy.pl. Pamiętaj jednak, aby zawsze podawać ten sam adres mailowy (komentarze zliczane są właśnie po mailu).